16. Email di CRM

Karibin bisa mengirim dan menerima email langsung dari halaman deal — memakai email Anda sendiri (Gmail, domain perusahaan, dan lainnya), bukan email Karibin. Balasan pelanggan ter-thread otomatis ke deal, dan mailbox penerima leads bisa mengubah email masuk jadi kartu pipeline secara otomatis.

16.1 Satu tempat pengaturan: Email masuk & keluar

Semua koneksi email dikelola di Pengaturan → Email masuk & keluar (/settings/email). Menyambungkan email memakai IMAP/SMTP dengan app password — jalan untuk semua provider tanpa proses verifikasi tambahan.

• Sambungkan email saya — isi alamat email + app password (bukan password login biasa; di Gmail: aktifkan verifikasi 2 langkah lalu buat App Password). Untuk Gmail/Yahoo/Zoho, host terisi otomatis; provider lain isi host IMAP/SMTP di Pengaturan lanjutan. Karibin memverifikasi login IMAP + SMTP sebelum menyimpan, dan app password disimpan terenkripsi.
• Bingung membuat app password? Klik tautan “Cara buat app password” di halaman itu — panduan bergambar langkah demi langkah ada di dalam aplikasi (/settings/email/help).

Nama pengirim. Di kartu tiap mailbox ada baris Nama pengirim dengan tautan Ubah. Isi dengan nama yang ingin dilihat penerima, misalnya Karibin. Tanpa nama, Gmail menampilkan bagian sebelum tanda @ saja (misalnya “info”), yang terlihat seperti kotak masuk tanpa pengawas. Berlaku untuk mailbox Gmail maupun IMAP.

16.2 Kirim & terima dari deal

Di halaman deal, tab Email adalah klien email untuk deal itu:

• Daftar pesan berbentuk tabel: Subjek (dengan cuplikan isi), Dari, Kepada, Tanggal, ikon 📎 bila ada lampiran. Balasan yang belum dibaca tampil tebal dengan titik hijau; angka di tab Email menghitung yang belum dibaca. Filter Semua / Masuk / Terkirim / Draf.
• Klik satu baris membuka panel baca setinggi layar: subjek, blok pengirim, lampiran yang bisa diunduh, lalu isi email dirender utuh persis aslinya di bingkai aman yang membesar mengikuti isi. Kutipan riwayat lama dilipat di balik Tampilkan kutipan, jadi balasan satu kalimat tampil satu kalimat. Tombol ‹ › berpindah ke pesan lain tanpa menutup panel.
• Balas / Balas semua / Teruskan ada di panel baca. Balas tetap satu thread dengan pelanggan; Teruskan menyalin isi lengkap plus blok “Pesan diteruskan”.
• Komposer setinggi layar: Dari, Kepada/Cc/Bcc sebagai chip alamat, Subjek, bilah format lengkap, area tulis yang lega, tanda tangan terpasang, dan menu Sisipkan template… yang mengambil dari Balasan cepat ({nama} dan {firma} diisi otomatis; baris pertama Subjek: ... mengisi subjek).
• Lampiran: tombol 📎 atau seret file ke area tulis (maks 5 file, 10MB per file, total 15MB).
• Draf tersimpan otomatis di browser saat mengetik. Tutup komposer kapan saja; lanjutkan dari filter Draf.
• Balasan pelanggan masuk otomatis setiap 5 menit untuk semua mailbox tersambung; Sinkron sekarang menarik seketika.
• Notifikasi balasan email: aktifkan “Balasan email di deal saya” di Pengaturan → Notifikasi.
• Belum menyambungkan mailbox? Email tetap terkirim lewat pengirim sistem sebagai “Nama Workspace via Karibin” dari alamat via@karibin.com dan alamat balasan khusus per deal. Balasan pelanggan tercatat di tab Email deal itu dan salinannya diteruskan ke email akun Anda (Reply-To ke pelanggan). Kalau Anda membalas dari inbox pribadi, balasan itu tidak tercatat di Karibin; sambungkan mailbox kalau ingin semua arah tercatat.

16.3 Tanda tangan (signature)

Tanda tangan otomatis ditambahkan di bawah email, seperti di Gmail. Atur di Pengaturan → Email masuk & keluar → Tanda tangan email. Editornya rich text: format, tautan, dan gambar (logo/banner, termasuk GIF animasi, via URL atau upload).

Cara tercepat menyamai tanda tangan Gmail Anda persis: buka Gmail → Settings → Signature, copy tanda tangannya, lalu paste di kotak editor — format, warna, dan gambarnya ikut semua.

16.4 Lead otomatis dari email masuk

Centang Jadikan lead pada sebuah mailbox (mis. info@ atau sales@ yang menerima inquiry) supaya email masuk yang bukan balasan deal otomatis jadi lead:

• Kontak baru dibuat dari pengirim (sumber “email”), dengan subjek + cuplikan isi email tersimpan.
• Card pipeline otomatis: di ⚙ Pengaturan lead, pilih pipeline supaya tiap email yang lolos filter juga jadi card deal di tahap pertama pipeline itu — isi email prospek terekam di tab Email deal, jadi sales langsung membaca kebutuhannya dan bisa Balas dari situ. Pilih “kontak saja” kalau tidak mau card.
• Filter anti-noise: blokir domain tertentu, hanya-izinkan domain tertentu, subjek wajib mengandung kata kunci, dan lewati email domain sendiri. Promo/pengirim otomatis (no-reply) sudah disaring bawaan. Catatan: “lewati email domain sendiri” hanya berlaku untuk domain perusahaan — pengirim dari provider publik (gmail.com, yahoo.com, dst) tidak pernah dianggap internal.

16.5 Mailbox tim (Pribadi / Bersama)

Tiap mailbox punya sakelar Pribadi (hanya Anda) atau Bersama (seluruh anggota workspace bisa memakai dan melihatnya). Ini cara membuat email tim seperti sales@ / info@: sambungkan, lalu set Bersama.

Prioritas pengirim saat mengirim dari deal: mailbox milik Anda sendiri → mailbox Bersama (bila ada) → email sistem Karibin sebagai fallback. Jadi email tetap bisa terkirim walau Anda belum menyambungkan mailbox.

Izin (role): Anda selalu bisa mengelola mailbox milik sendiri. Mengubah/memutus mailbox milik orang lain (mis. admin merapikan email tim) butuh izin kelola workspace. Anggota lain bisa memakai mailbox Bersama, tapi tidak bisa memutusnya.