13. CRM Pipeline & Deal

CRM Pipeline mengubah percakapan menjadi peluang penjualan yang terlacak, dari lead masuk sampai closing. Buka Pipeline di sidebar atau /sales/pipeline.

13.1 Papan pipeline (Kanban)

Tiap pipeline adalah papan Kanban: kolom = tahap (mis. Lead, Kualifikasi, Penawaran, Negosiasi, Menang, Kalah), kartu = deal. Seret kartu antar kolom untuk memindahkan tahap.

Papan pipeline Kanban dengan tahap Lead, Kualifikasi, Penawaran, Negosiasi dan kartu deal berisi nilai rupiah — Papan pipeline “Sales”: ringkasan jumlah deal, deal aktif, total nilai, dan nilai menang di atas; kartu deal tersebar di tiap tahap.

Di atas papan ada ringkasan realtime: jumlah deal, deal aktif, total nilai, dan nilai menang. Angka ikut berubah saat deal dipindah atau nilainya diperbarui.

13.2 Beberapa pipeline sekaligus

Satu workspace bisa punya banyak pipeline (mis. “Sales”, “Penjualan Korporat”, “After-sales”). Semua pipeline muncul sebagai daftar vertikal di panel CRM sebelah kiri. Klik nama pipeline untuk berpindah papan.

Klik + Pipeline baru untuk membuat pipeline. Tersedia beberapa template tahap siap pakai (mis. Sales standar, layanan, korporat), atau susun tahap sendiri. Tiap tahap bertipe OPEN (masih berjalan), WON (menang), atau LOST (kalah), tipe inilah yang dipakai ringkasan untuk menghitung nilai menang.

13.3 Menambah deal

Klik tombol + di judul kolom (selalu terlihat, tidak perlu menggulir ke bawah walau kolom berisi puluhan kartu) atau + Tambah deal di dasar kolom, isi judul di formulir yang muncul di atas kolom; deal baru ditempatkan paling atas kolom itu (dan opsional nilai + kontak). Deal baru langsung muncul di kolom tersebut. Deal juga bisa lahir otomatis dari Inbox lewat Jadikan lead (lihat §13.6), atau dari email masuk ke mailbox penerima leads (lihat 16.4 Lead otomatis dari email).

Tiap deal juga punya kartu Deskripsi kebutuhan di halaman detailnya — catatan kebutuhan pelanggan yang melekat per deal (bukan per kontak, karena kebutuhan bisa berbeda tiap peluang). Untuk lead yang lahir dari email, deskripsi ini terisi otomatis dari isi email prospek.

13.4 Detail deal

Klik kartu deal untuk membuka halaman detailnya. Halaman ini dirancang mengikuti referensi Zoho Bigin: semua yang dibutuhkan tim sales ada di satu layar.

Halaman detail deal: stepper tahap, tab Riwayat/Tugas/Email/Produk, daftar produk dengan total, sidebar Detail berisi nilai, pemilik, sumber lead, penugasan, dan tag — Detail deal: stepper tahap di atas, tab (Riwayat, Tugas, Email, Produk), dan sidebar kanan berisi Detail + custom field, penugasan, serta tag.

Stepper tahap di bagian atas: klik tahap mana pun untuk memindahkan deal, atau pakai tombol Tandai menang / Kalah di kanan atas.

Tab konten (kolom kiri):

Riwayat, lini masa aktivitas: perubahan tahap, catatan, penugasan, dan status. Tambahkan catatan lewat kotak di atasnya.
Tugas, tugas yang terhubung dua arah ke modul Tugas. Tugas yang dibuat di sini muncul di papan Tugas, dan sebaliknya bisa ditautkan ke deal ini.
Email, kirim dan terima email berulir ke kontak memakai email Anda sendiri — komposer bergaya email client, lampiran file, tanda tangan, thread balasan otomatis. Lengkapnya di 16. Email di CRM.
Produk, daftar item/produk deal. Nilai deal dihitung otomatis dari jumlah qty × harga semua item.

Sidebar Detail (kolom kanan):

Nilai, otomatis dari produk (atau isi manual bila tanpa produk).
Kontak, tautkan kontak dari CRM.
Pemilik, penanggung jawab utama deal.
Perkiraan tutup, target tanggal closing.
Custom field, field tambahan per pipeline (mis. “Sumber Lead” dengan pilihan Google Ads, Instagram, Referral). Klik + Kelola field untuk menambah/mengubah field.
Ditugaskan ke, kolaborator selain pemilik (multi-assignee).
Tags, label deal (mis. “Hot Lead”).

13.5 Custom field per pipeline

Tiap pipeline punya set field sendiri. Buka + Kelola field di sidebar detail untuk menambah field bertipe teks, angka, tanggal, URL, atau pilihan (SELECT). Field langsung tersedia di semua deal pipeline itu.

13.6 Jadikan lead dari Inbox

Saat percakapan WhatsApp mulai serius, buka Inbox → header percakapan → Jadikan lead. Karibin membuat deal baru dan menautkannya ke percakapan (dua arah). Dari kartu/detail deal Anda bisa balik ke percakapan, dan dari Inbox tombol Lihat deal membuka deal terkait. Konversi ini idempoten: satu percakapan tidak akan menghasilkan deal ganda.

13.7 Hirarki & visibilitas deal

Visibilitas deal mengikuti struktur organisasi (atasan/bawahan) yang diatur di Pengaturan → Tim (kolom “Atasan”):

Owner dan Admin melihat semua deal di workspace.
Seorang atasan melihat deal miliknya dan seluruh sub-pohon bawahannya (bawahan langsung maupun tak langsung).
Rekan selevel tidak saling melihat deal masing-masing, kecuali di-tautkan sebagai kolaborator.
Deal yang ditugaskan ke seseorang selalu terlihat oleh orang itu, termasuk lintas cabang (multi-assignee).

Dengan begitu, tim besar bisa berbagi pipeline tanpa saling mengintip lead, sementara manajer tetap punya pandangan penuh ke timnya.

13.8 Penawaran harga (quotation)

Dari detail deal Anda bisa membuat dokumen penawaran bernomor (mis. PNW-2026-0001) yang isinya disalin dari baris produk deal. Dokumen ini beku: begitu terkirim, harga dan isinya terkunci; revisi berarti duplikat jadi draf baru, dokumen lama tetap jadi catatan apa yang pernah dijanjikan.

Pelanggan menerima tautan publik (halaman /q/... tanpa login) berisi dokumen lengkap dengan tombol Setujui / Tolak. Jawaban pelanggan tercatat ke deal, dan penawaran yang disetujui menetapkan nilai deal ke total dokumen.

Tiga cara mengirim, semuanya jujur soal hasilnya:

Kirim otomatis ke WhatsApp, Karibin mengirim tautannya ke chat pelanggan (perlu nomor tersambung dan sudah pernah ada chat).
Kirim via email, Karibin mengemail tautannya dari mailbox Anda yang tersambung (Gmail/IMAP) atau pengirim sistem; bila deal-nya ada, email tercatat di timeline deal.
Saya kirim sendiri, hanya menandai terkirim; tautannya Anda bagikan lewat cara Anda.

Pengiriman yang gagal membiarkan dokumen tetap draf, status di Karibin tidak pernah berbohong soal apa yang sampai ke pelanggan.